Si vous souhaitez monitorer les dépenses de vos collaborateurs sur Fairjungle, nous avons créé un module permettant de mettre en place un circuit de validation sur vos politiques de voyage. Cette validation peut être :
Systématique : tous les voyages seront soumis à validation
Conditionnelle : seuls les voyages hors politique devront être validés
Une simple notification : une notification est envoyée au manager à chaque réservation. Contrairement à la validation, elle ne bloque pas la réservation.
Si vous souhaitez mettre en place ce type de paramétrage, nous vous invitons à contacter votre Account Manager.
Configurer le module de validation pour vos collaborateurs
Une fois le système de validation activé, celui-ci s'applique sur la politique de voyage associée.
Il est nécessaire qu'un (ou plusieurs) utilisateur(s) ait un rôle de Manager afin qu'il(s) puisse(nt) être sélectionnés comme valideur(s) des autres collaborateurs.
Un valideur doit être attribué à chaque utilisateur (section Admin > Utilisateurs > modifier > Valideur). Chaque utilisateur ne peut qu'avoir un seul valideur.
Une fois que votre utilisateur a un valideur attribué, il lui suffit de rechercher un moyen de transport et/ou un hôtel. En fin de réservation, à la place du bouton "Réserver", il pourra alors "Demander l'approbation".
Le valideur attribué va immédiatement être notifié par e-mail.
Cet e-mail de demande de validation contient l'ensemble des informations relatives à la réservation du collaborateur.
Le valideur peut alors approuver ou non le déplacement, directement depuis son espace Validation ou en cliquant sur le lien contenu dans le mail.
Une fois la réservation acceptée, le collaborateur reçoit un mail de confirmation de réservation.
En cas de refus, il est notifié par mail que son valideur n'a pas approuvé sa demande de réservation et est invité à rechercher un nouveau trajet.